Cei cinci pași pentru elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli al unei companii

Contextul economic al ultimilor ani, marcați de criza economică și reducerea bugetelor de investiții ale companiilor mai mari sau mai mici, a determinat o accentuare a rigorii financiare a companiilor de stat sau private. Pe de altă parte, dezvoltarea soluțiilor de finanțare a afacerilor mici și mijlocii prin credite bancare, garanții de stat, fonduri nerambursabile sau fonduri private de investiții a determinat asumarea aceleiași rigori la un nivel tot mai mic al afacerilor, instrumentele financiare de analiză și prognoză fiind utilizate tot mai frecvent. Iată cum se întocmește bugetul de venituri și cheltuieli al unei afaceri în doar cinci pași.

Bugetul de venituri și cheltuieli este un instrument financiar ce se întocmește la nivelul întregii activități a unei societăți, la nivelul unui proiect pe care societatea vrea să îl implementeze sau la nivelul principalelor activități desfășurate în companie.

Scopul întocmirii unui buget de venituri și cheltuieli este acela de a estima, de o manieră cât mai corectă, evoluția veniturilor și cheltuielilor într-un anumit orizont de timp, care este de cele mai multe ori de un an de zile. Întocmirea unui buget de venituri și cheltuieli presupune parcurgerea unui număr de cinci pași, ce sunt detaliați în continuare.

1. Cunoașterea afacerii

Cunoașterea în amănunt a afacerii este, cu siguranță, cel mai important pas al întocmirii unui buget de venituri și cheltuieli. Acest instrument financiar poate fi influențat de o multitudine de factori, precum:

conjunctura generală a mediului de afaceri;
oportunitățile și amenințările provenite din mediul extern al societății;
punctele slabe și punctele tari ale organizației;
obiectivele pe termen mediu și pe termen lung ale societății;
nivelul investițiilor pe care societatea urmărește să le facă în perioada următoare.

Investițiile urmărite de către societate în vederea atingerii obiectivelor pe termen mediu și lung pot genera modificări structurale ample la nivelul organizației:

modificarea capacității de producție;
dezvoltarea unor activități economice noi;
deschiderea unor noi puncte de lucru;
crearea de noi locuri de muncă;
achiziția de utilaje și echipamente.

De aceea, în colectivul de elaborare al bugetului de venituri și cheltuieli trebuie să fie incluse persoane care cunosc specificul activității și planurile de dezvoltare ale societății. Pentru cunoașterea în amănunt a activității desfășurate de către o societate, este recomandabilă efectuarea unui business plan, prin intermermediul căreia se pot analiza aspectele juridice, comerciale, operaționale sau de personal.

2. Estimarea veniturilor

Următorul pas, după înțelegerea activității societății, va fi estimarea veniturilor pe care societatea le va obține în viitor:

veniturile din activitatea de exploatare;
venituri din activitatea financiară;
venituri din activitatea extraordinară.

3. Estimarea cheltuielilor

Fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli se va face prin estimarea costului resurselor necesare pentru desfășurarea activității societății sau a realizării investițiilor planificate. Estimarea cheltuielilor se poate realiza prin listarea categoriilor de cheltuieli pe care societatea le va înregistra în activitatea sa:

materiile prime și materialele consumabile;
utilități;
alte servicii oferite de terți: reparații, întreținere, chirii, reclamă și publicitate, poștă și telecomunicații, servicii bancare, etc;
resursele umane și contribuțiile sociale;
amortizarea mijloacelor fixe;
impozite și taxe.

Estimarea acestor cheltuieli trebuie să fie făcută cu un grad mare de precizie, pentru a evita corecțiile financiare importante. Spre exemplu, dacă socitatea obține, pentru desfășurarea propriei activități, resursele financiare necesare dintr-o sursă externă (credit bancar, fonduri nermbursabile, etc), ar fi extrem de dificilă suplimentarea acestora dacă pe parcursul anului consumurile de resurse se dovedesc subevaluate.

4. Realizarea unei matrici

După ce au fost estimate veniturile și cheltuielile pe care societatea le va obține în viitor, se va realiza o matrice prin care aceste informații financiare să fie ușor de centralizat, urmărit și interpretat.

Astfel, bugetul de venituri și cheltuieli se întocmește prin completarea pe linii a categoriilor de venituri și cheltuieli prognozate, iar pe coloane a perioadelor de timp analizate. Ulterior, se vor completa valorile estimate, urmând ca aceastea să fie în permanență comparate cu cele efectiv realizate de către companie.

5. Urmărirea gradului de îndeplinire a veniturilor și cheltuielilor estimate

Obținerea unui venit superior celui estimat va genera un surplus financiar, iar nerealizarea veniturilor planificate va genera un deficit de finanțare a resurselor necesare. În aceeași măsură, se vor compara cheltuielile estimate cu cele efectiv realizate. Surplusul de încasări ar putea acoperi, la nevoie, eventualele depășiri de cheltuieli.

Întocmirea bugetului de venituri și cheltuieli ale unei întreprinderi va contribui un colectiv extins de specialiști care trebuie să aibă o viziune comună asupra dezvoltării afacerii în perioada de timp analizată.

Descarcă de mai jos un model al bugetului de venituri și cheltuieli a afacerii tale, pentru o perioadă de un an de zile.